明确项目目标
项目计划书的第一步是明确项目的目标和预期成果。这些目标应该具体、可衡量、实现性强，并且与组织或个人现有的战略规划相一致。在制定目标时，需要考虑到时间限制、成本约束以及资源分配。此外，还应对可能遇到的风险进行评估，以便在实际操作中能够及时做出调整。
分析市场需求
在编写项目计划书之前，首先要了解市场需求。这包括分析潜在客户群体的特点、他们对产品或服务的期待，以及竞争对手的情况。通过这种方式，可以更好地确定产品开发方向以及如何满足市场上的空白。
确定关键里程碑
里程碑是整个项目进度中的重要标志，它们可以帮助管理者跟踪进度并识别潜在的问题。关键里程碑通常涉及到重大决策点，比如设计方案完成、原型测试成功等。在确定里程碑时，应确保它们既具有指导意义，又能反映出任务完成情况。
制定工作分解结构(WBS)
工作分解结构是一种将大型复杂任务细化为小部分工作单元的手段。它有助于团队成员理解自己的职责范围，并确保所有必要的步骤都得到覆盖。在WBS中，每个子任务都应该有明确的开始日期和截止日期，以及负责执行该任务的人员。
设计监控和控制机制
一个有效的监控和控制机制对于保证项目按计划进行至关重要。这包括建立绩效指标（KPIs）来追踪进度，设立早期警报系统以防止问题恶化，以及定期召开会议以保持团队沟通畅通。此外，还需要有一套正式流程来处理偏差，这样可以迅速采取措施纠正偏离路径。